人事档案管理培训

档案管理实务培训大纲

 课程背景：

一个单位的发展需要全方面的支撑，其中档案管理在现在单位的发展尤为重要。可是在现在的实际工作中，有一些单位还没有真正的认识到档案的重要性。古往今来，档案在政治、经济、文化中起着重要的作用。档案管理不光包括在档案馆的管理，档案可以扩大到单位平时文件的拟制（文件的拟写）、运行、管理和归档的整个流程当中。一个单位根据自己的存档情况顺利查到到相关的文件，大大的提高工作效率。

培训内容围绕：档案管理的一些理论知识，从理论上提高学员对于档案管理的认识和重视；档案管理的范围；档案管理的规范的流程；一些专业档案管理的要求和管理方法。

在实践培训的过程中，我们要以实战为主，结合单位在实际工作中遇到的需要处理的档案，进行模拟，对出现的问题，有的放矢的进行攻关。在进行具体内容的指导过程中，还要提高学员的思维能力、应变能力、分析问题、解决问题的能力。

培训收益：

通过培训，使学员能够掌握档案管理的知识及其实际应用的技巧，适应单位工作岗位需求，获得以下成长及收获-----

1. 对档案有一个全面的认识，从理论上有一个全新的把握。

2. 充分了解档案的分类，结合时代特色，了解现在电子文档的管理知识。

3. 通过培训，让单位了解档案管理的重要性。

4. 通过培训，让学员掌握档案管理的范围。

5. 通过培训，让学员掌握规范管理流程。

6. 通过分析实际工作中出现的问题，教会学员正确的、规范的操作技巧。

7. 教学中现场互动，及时发现学员的问题并当场回答解决。

8. 通过模拟演练，大大提高学员的操作能力和理论知识水平，为公司的发展做出重要的支撑

课程对象：

档案管理、人力资源、行政、后勤管理人员及各部门办公室文员等所有涉及档案管理的人员

 

课程大纲：

第一部分：档案管理的最新理论

1. 档案管理的界定是什么？

2. 档案的划分。

3. 档案的分类。

4. 一般单位应用档案的具体内容。

5. 当前重要的电子档案的要求。

6. 现在档案管理常用的原则。

7. 最新2012年版本《党政机关公文管理处理》对文件处理方面提出的新要求和新变化。

互动：针对本单位的文档工作，仔细分析本单位工作中出现的问题，有针对性的进行培训。

 

第二部分：档案管理工作的具体内容 

第一章    平时工作的收文管理

1. 平时文件收集整理的范围及其原则。

2. 平时文件收集整理的具体流程。

包括四个部分：签收、拆封、登记；初审、分发和传阅；承办；催办、查办与注办。

3. 四个流程当中注意的事项及其技巧。（重点）

第二章    整理归档

1.整理归档的原则。

2.整理归档的要求。

3.整理归档的重要性。

4.归档文件的整理单位---件，如何判断一件文件。

5.装订文件的要求：顺序、折叠方式、方向、质量要求。

6．分类的方法：年度分类法、保管期限分类法、机构问题分类法。

7排列的原则：从最小的项目排列，按照时间+事件的顺序。

8. 编号的要求及其填写方式。

9. 编目的格式要求。

10. 装盒的原则和要求。

第三章   电子档案的管理

1. 电子档案的认识。

2. 电子档案的种类和作用。

3. 电子文件向电子档案的转换。

4. 电子档案的处理

5. 电子档案的保护。

6. 电子档案的利用。

第四章   其他档案的管理

一、 人事档案的管理

1. 人事档案的建档。

2. 人事档案的分类和排序编号。

3. 人事档案案卷编目上架。

二、 声像档案整理

1. 照片档案管理

2. 底片档案的整理。

3. 盘片类声像档案的整理。

4. 影片档案的管理。

 

第三部分   档案的保管

1. 档案管理工作的内容、任务与要求。

2. 档案保管设备的要求。

3. 档案库房设备的要求。

 

第四部分  档案的统计

1. 档案统计的内容和要求。

2. 档案统计工作的方法。

3. 统计调查的具体要求和技巧。

4. 统计整理的具体内容。

5. 统计分析的具体方法。

6. 档案统计的数字化。

 

第五部分   档案的服务

1. 档案服务的方式有哪几种类型。

档案阅览

外借使用

复制利用

陈列展览

咨询服务

出据档案证明

2. 这几种类型的要求和具体的操作技能。

3. 开放档案的管理要求。

4. 档案编研成果的具体内容和要求

5. 档案编研工作的具体环节。

6. 其他的档案参考资料（大事记、组织沿革、会议简介、统计数字汇集等）

现代企业档案管理实战

课程背景：

企业的发展，人才是关键。比如人事档案，它记载着人才成长的全部内容，对员工的升迁、待遇、福利、退休等方方面面都有着举足轻重的作用。企业的发展需要全方位的支撑，其中档案管理企业的发展就更为重要了。古往今来，档案在政治、经济、文化中起着重要的作用。不仅包括在档案馆的管理，甚至可以扩大到日常文件的拟写、运行、管理、归档的整个工作流程当中。

做好档案管理，不仅能够更清晰了掌握企业发展的每个阶段的重要事项，还可以大大的提升工作效率。然而，在现实工作场景中，仍有一些企业还没有真正的认识到档案的重要性。本课程结合国有企业档案管理的特点，从档案管理理论上提高学员对于档案管理的认识和重视，加强档案管理的范围及规范档案管理的流程，并给出档案管理的要求和管理方法。课程以理论为出发点，切合实际情况，结合企业在实际工作中遇到的需要处理的档案，进行模拟，对出现的问题，有的放矢的进行攻关。提高学员的思维能力、应变能力、分析问题、解决问题的能力。

 

课程收益：

 从理论的高度让学员全面的认识档案管理；

 结合企业实际让学员了解档案管理重要性；

 运用现代管理技能提升学员档案管理技巧；

 通过2-3天讲解，让学员掌握规范管理流程；

 教会学员正确的正确的发现问题并解决问题；

 通过现场模拟演练强化学员理论及操作技能。

课程时间：

2-3天， 6小时/天

授课对象：

人力资源管理者、档案管理专职人员

授课方式：

讲解、课堂互动、案例分享、实操练习、工具表单、视频分享

 

课程大纲

第一讲：认知篇-什么是档案管理

思考1：什么是档案？

导入：

1、中国古代的档案管理

2、现代企业的档案管理

一、档案的种类

1、按来源分为2类

2、按内容分为3类

3、按形成进间分2类

4、按档案载体分为4类

思考2：为什么要做档案管理

二、档案管理的四大作用

三、档案管理的六个原则

四、档案管理的趋势分析

1、电子化利用

2、信息集成化

3、数字档案馆

五、档案工作人员的素质要求

1、政治思想类

2、专业技能类

3、心理素质类

 

第二讲：认知篇-什么是文件管理

思考3：什么是文件管理

讨论1：档案与文件之间的关系是什么

一、档案与文件的区别

1、文件

2、包装

3、档案 

二、文件适用的范围

1、行政文件

2、业务文件

3、财务文件

4、其他文件

讨论2：公司的通知、公告、报告是如何存储的

三、文件审核的标准--无错字为最核心原则

1、符合性

2、规范性

3、协调性

4、系统性

5、唯一性

6、闭性性

四、文件审批流程

1、行政办公类

2、制度类文件

3、采购类文件

4、日常管理类

5、其他类

讨论3：公司目前的制度类文件审批流程程是怎么样的，是否有风险，请分析？

 

第三讲：实战篇-档案的收集

讨论4：目前公司的档案管理是怎么做的

思考4：在收集阶段，主要收集哪些材料，收集的标准是什么？

一、档案收集的两个渠道

1、内部收集

2、外部收集

二、档案收集的三个范围

1、管理文件

 管理文件包括4个方面

思考5：管理类文件主要有哪些？

2、科技文件：5个特点及5种类型

思考6：科技类文件有哪些？有什么特点？

 科技材料的5个特点

 科技材料的5种类型

 科技文件的形成

3、其他文件

思考7：除了以上，公司还有哪些文件？

三、档案的鉴定与归档

1、档案管理员要重新审查其价值性

2、确定哪些材料有保存价值，应该归档

 应归档的12类文件

讨论5：您所在的部门哪些岗位是有价值的，您是怎么归档的？

3、对不需归档的文件要进行剔除

 不用归档的2类文件

讨论6：针对不需要的文件您是如何处理的？

四、档案归档的时间管理

1、管理性文件的归档要求

2、科技性文件的归档要求

3、财务类文件的归档要求

表单1：档案移交目录

表单2：会计档案移交清单

思考8：什么是电子文件

4、电子文件的归档要求

 电子文件的形成

 电子文件的三要素

 电子文件的四个基本特征

 电子文件的归档范围及时间

 电子文件归档的5个要求

 电子文件归档的6步骤

表单3：电子文件登记归档

表单4：电子档案移交与接收登记表

小组互动1：烟草企业档案收集过程中有哪些材料要重点收集？

 

第四讲：实战篇-档案的整理立卷

一、档案整理的6个环节

1、区分全宗

2、全宗内档案分类

3、编目

4、立卷

5、案卷排列和编号

6、装订或装盒

二、档案整理的四项原则

1、保持有机联系

2、符合文档一体化管理

3、纸质和电子的协调

4、区分文件的价值

三、什么是全宗？

1、全宗的概念-不可分散性的三个特点

2、立档构成的3个条件

3、区分全宗的3种情况

4、3类文件判定是否为全宗

5、全宗内档案分类

 全宗类档案8大类

四、档案的分类的六种方法

1、年度-机构-保管期限

2、年度-保管期限-机构

3、保管期限-年度-机构

4、机构-年度-保管期限

5、机构-保管期限-年度

6、问题-保管期限-年度

举例：年度-机构-保管期限分类图示

讨论7：您当下是如何分类的，存在哪些困惑？

五、档案的整理与立卷

1、传统档案整理流程

 传统档案整理流程8步曲详解

表单5：以案卷为单位装订时所用归档式样

举例：档号式样示例01

举例：档号式样示例02

表单6：卷内文件目录

表单7：归档文件目录

表单8：案卷封面

2、新规则下档案整理流程

 新规则下档案整理的6步曲详解

表单9：以件为单位装订时所用归档章式

表单10：归档章填写示例

表单11：归档文件保管期限与装订方式对照表

表单12：归档文件目录

 

第五讲：实战篇-档案的价值鉴定

一、决定档案保存价值的两大要素

1、社会利用

2、自身特点

二、档案价值鉴定的四种方法

1、分析档案的内容

2、分析档案的来源

3、档案的时效性

4、分析档案产生的时间

三、档案价值鉴定的工作程序

1、文件归档鉴定

2、划定文件保管期限

3、销毁无价值档案

4、档案 价值复审

四、档案的销毁

1、审批

2、执行与监督

3、后期处理

小组讨论：某公司的档案销毁的问题

表单11：归档文件保管期限与装订方式对照表

表单12：归档文件目录

小组互动2：档案的销毁的特别注意事项？

 

第六讲：实战篇-档案的保管

一、档案保管工作的条件

1、档案库房建设标准

2、库房设备

二、档案库房管理

1、档案库房管理的任务

2、库内档案流动过程中的措施

3、库房秩序管理

三、档案实体的保管

1、档案排架的原则和要求

2、存放方式

3、档案存放位置索引

表单：档案存放位置索引（一）

表单：档案存放位置索引（二）

表单：档案代理卡（又称代卷卡）

四、档案的安全检查

1、检查的要求

2、检查的程序

五、档案保管制度

1、档案的保护

 档案制成材料的耐久性

 档案字迹材料的耐久性

 声像档案制成材料的耐久性

 胶片档案的保存应注意

2、档案库房的保护技术

 档案库房温湿度的控制与调节

 温度的测量

 湿度的测量

 档案库房的温湿度标准

 不适宜的温湿度对档案制成材料的影响

3、档案保护的具体措施

 护光

 防污染与灰尘

 防虫

防鼠

防火

防各种自然灾害

案例分享：某公司档案管理“八防”规定

 

第七讲：实战篇-档案的检索

一、档案索的十种工具

1、案卷目录

2、卷内文件目录汇编

3、分类目录

4、主题目录

5、文号索引

6、专题目录

7、人名索引

8、全宗指南

9、专题指南

10、计算机检索

二、档案注目的项目

1、题名与责任说明

2、稿本与文种项

3、密级与保管期限

4、时间项

5、载体形态

6、附注与提要项

7、排检与编号项

 

第八讲：实战篇-档案的利用

思考13：您如何应对他人借阅档案

一、档案利用的四大问题

二、档案借阅的四大法则

三、档案制度与队伍建设

1、档案的三化管理

2、档案制度的修订与完善

3、专兼职档案员队伍建设

4、档案管理纪律要求

5、档案管理监督要求

小组互动4：档案利用方面有哪些特别注意事项

四、档案的修复和复制技术

1、档案的修复和复制技术

2、档案的修裱

3、档案的去污

4、档案的字迹及纸张加固

五、档案的利用工作

1、档案利用工作的含义

2、档案利用工作的指导思想

3、档案利用工作的意义和要求

4、档案利用工作的基本要求：

5、档案利用的途径与方式

6、档案利用7种方式

 

第九讲：专门档案管理-人事档案篇

一、企业人事档案工作的新时代和新形势

1、新时代（政治角度）

2、新形势（技术角度）

3、 国内和国际环境对人事档案管理的新要求

二、人事档案管理的定义

1、什么是人事档案管理

2、人事档案管理的作用

3、人事档案管理的原则

三、干部人事档案管理的认知

1、什么是干部人事档案

2、干部人事档案的10类材料

四、干部人事档案的管理思路

1、如何整理干部人事档案

2、干部人事档案的分类方法

3、干部人事档案材料的排序与编目

4、干部档案材料的复制与加工

5、干部人事档案传递的要求

五、人事档案的管理流程

1. 人事档案的依法收集

思考14：收集人事档案的途径有哪些？

2. 人事档案的严格鉴别

3. 人事档案的细致审核

4. 人事档案的科学整理

5. 人事档案的规范编目

6. 人事档案的技术加工

7. 人事档案的安全保管

8. 人事档案的积极利用

9. 人事档案的规范转递

表单19：查借阅档案审批表

小组互动5：人事档管理要重点做哪些工作？

 

第十讲：专门档案管理-会计档案篇

思考15：什么是会计档案，会计档案资料有哪些？

一、会计档案的类别

1、会计报表

2、会计账本

3、会计凭证

4、其他会计资料

二、会计档案的装订

1、凭证装订

2、账薄装订

3、报表装订

三、会计档案的保管

国家《会计档案管理办法》第11条

四、会计档案的借阅

国家《会计档案管理办法》第13条

五、会计档案的鉴定

表单20：会计档案的销毁清册

表单21：会计档案的销毁审批

小组互动6：烟草公司的会计档管理要重点做哪些工作？

 

第十一讲：专门档案管理-科技档案篇

一、认识科技档案

1、概念

2、种类

表单22：科技档案代字、代号表

二、科技档案的收集

1、收集范围

2、收集要求

3、收集方法

三、科技档案-基建档案整理三步曲

1、确定是否保存

2、项目分类

3、组卷

小组互动7：对图纸进行折叠

表单23：基建档案卷内目录

表单24：卷内备考表

 

第十二讲：绩效篇-档案管理者的考核

一、档案工作者的任务

二、档案工作者的五项职业修炼

案例：欢乐颂

三、档案工作的发展方向

1、档案工作未来发展的影响

2、社会化发展趋势

3、数字档案馆建设

4、机构形象的变化趋势

5、档案文化产品建设

6、依法治档的变化趋势

四、档案工作的考核实务

1、考核的重点

2、基础性工作

3、方向性工作(加分项目)

 

第十三讲：提升篇-数字化档案管理学习

一、档案数字化的概念和工作流程

1、什么是档案数字化

2、档案数字化管理的流程

3、档案数字化资源建设流程

二、档案数字化的工作要求

1、目标合理

2、遵守法规

3、遵循标准

4、信息集成

5、互助协作

6、强化核查

视频：泄密的法律责任

三、档案数字化的关键技术

四、档案数字化自动识别技术

案例：内阁大库档案数字化的流程